FACTURES DE VENTES – COPIE AU COMPTABLE

Version 3.0

04 November 2019                                  

Les présentes Conditions Générales s’appliquent à l’utilisation du service Codabox ‘Factures de Vente – copie au comptable’ (ci-après le « Service »). Lors de la première connexion à l’aide de Votre « token » et lorsque Vous utilisez notre Service, en tant qu’utilisateur final, Vous acceptez sans réserve les présentes Conditions Générales. Nous Vous invitons donc à les lire attentivement.

1. Le Service

  1. Le Service est fourni par Codabox N.V., Diestsepoort 1, 3000 Leuven, No de TVA BE0840559537, RPR Louvain (ci-après « Codabox »). Pour Vous livrer ce Service, Codabox travaille en collaboration avec l’éditeur de logiciel (ci-après l’« Éditeur de Logiciel ») qui se charge de Vous fournir Votre logiciel de facturation (ci-après le « Logiciel »).
  2. Le Service est fourni en complément des services CODA[1] existants et permet à la clientèle fiduciaire de Codabox (à savoir Votre comptable, ci-après dénommé le « Comptable ») de Vous apporter une certaine valeur ajoutée en Votre qualité d’utilisateur final professionel. Le Service crée une valeur ajoutée en organisant le transfert automatisé de Vos factures de vente (y compris notes de crédit) à Votre Comptable via Votre Logiciel, mais également en Vous communiquant, de manière numérique et intégrée, les informations transactionnelles figurant sur Votre compte bancaire pouvant provenir des messages CODA que Votre Comptable reçoit déjà en Votre nom via Codabox. Codabox permet ainsi un rapprochement plus précis et plus rapide entre les mouvements entrant sur Vos comptes bancaires et les factures de vente que Vous adressez à Vos clients. Le Service permet un suivi plus rapide des factures impayées, réduisant ainsi les délais entre la facturation et le paiement, améliorant ainsi la santé financière et la solidité de Votre entreprise.
  3. Lorsque Vous demandez à bénéficier du Service par l’intermédiaire de Votre Éditeur de Logiciel, Codabox Vous adresse un e-mail avec un « token ». Cet e-mail sera envoyé à l’adresse e-mail que Votre Comptable a fourni à Codabox. Lors de Votre première connexion via Votre Logiciel à l’aide du « token », la liaison avec le Service est établie. Vous, ainsi que Votre Comptable, recevez une confirmation une fois que la liaison a été établie et que le Service est activé.
  • En Vous connectant pour la première fois à l’aide de Votre « token », Vous acceptez expressément et sans réserve les présentes Conditions Générales (ci-après dénommé le « Contrat ») et Vous autorisez Codabox à transférer Vos factures de vente électroniques à Votre Comptable et de transférer de l’information CODA concernant Vos comptes bancaires au Logiciel selon les conditions fixées dans les présentes Conditions Générales.

2. Tarification

  1. Codabox Vous fournit le Service gratuitement. Veuillez toutefois noter que Vous êtes susceptibles de subir des coûts facturés par des tiers dont l’intervention s’avère nécessaire afin de bénéficier du Service (par exemple les coûts liés aux services de télécommunication ou à l’utilisation de Votre Logiciel, etc.).

3. Utilisation du Service

  1. Le Service est destiné à un usage professionnel uniquement. Par conséquent, Vous Vous engagez à n’utiliser le Service qu’aux fins prévues, conformément aux présentes Conditions Générales, de manière prudente et professionnelle, et dans le respect des bonnes pratiques du secteur en matière d’utilisation de ce type de services.
  2. Vos droits d’utilisation au regard du Service sont définis par les présentes Conditions Générales seules et selon les dispositions impératives des lois en vigueur. Votre Éditeur de Logiciel ne saurait, en aucun cas, Vous accorder des droits d’utilisation supplémentaires relatifs au Service, sauf autorisation écrite, préalable et expresse de Codabox.
  3. Codabox se réserve le droit de modifier les présentes Conditions Générales à sa seule discrétion, et à tout moment. En cas modification des présentes Conditions Générales, une notification Vous parviendra à l’adresse e-mail que Codabox aura utilisée afin de Vous communiquer les instructions d’activation, selon les détails figurant à l’Article 1.3. Si Vous n’acceptez pas les présentes Conditions Générales, Vous avez le droit de résilier le présent Contrat selon les modalités prévues à l’Article 5.2. Les Conditions Générales seront disponibles sur le site internet de Codabox : il Vous incombe d’en télécharger une copie pour Votre usage personnel.
  4. En tant qu’Utilisateur Final, le « token » que Vous avez reçu afin de Vous connecter au Service Vous est personnel, et Vous êtes tenu de le conserver en lieu sûr afin de prévenir toute utilisation non autorisée par des tiers. De plus, Vous devez prendre toutes les mesures raisonnables qui s’imposent afin d’éviter que tout tiers non autorisé ne se voie accorder l’accès au Service par l’intermédiaire de Vos systèmes, de Votre Logiciel ou de Vos droits d’accès. Si Vous découvrez une quelconque activité non autorisée liée à Votre accès au Service ou à l’utilisation de ce dernier, Vous devez immédiatement informer Codabox par e-mail (helpdesk@codabox.com).
  5. Vous interdirez d’utiliser le Service d’une quelconque manière, ou de prendre toute mesure liée au Service, ou aux autres services de Codabox, ses systèmes ou son logiciel, qui pourrait être interprétée comme constituant :
    1. une violation des présentes Conditions Générales et des droits de propriété intellectuelle, ou d’un quelconque droit d’une autre nature dont un tiers, Votre Comptable, un autre utilisateur final, l’Éditeur de Logiciel ou Codabox seraient le titulaire ;
    2. une menace pour la sécurité et l’intégrité des services, du logiciel et des systèmes de Codabox ;
    3. un danger pour les services, le logiciel ou les systèmes de Codabox en raison de virus, de chevaux de Troie, de logiciels espions, de programmes malveillants ou de toute autre forme de code malveillant ; ou
    4. un acte qui soit d’une quelconque manière qualifié comme étant haineux, obscène, discriminatoire, raciste, diffamatoire, malveillant, blessant ou qui soit plus généralement inapproprié ou illicite.
    5. Vous ne respectez pas cette obligation, Codabox sera en droit de suspendre immédiatement Vos droits d’accès au Service et de Vous interdire son utilisation.
  1. Vous êtes exclusivement responsable de la légitimité, de l’exactitude et de la véracité de vos factures de vente envoyées par l’intermédiaire du Service. Codabox ne saurait être tenue responsable, ni ne s’engage à effectuer, de quelconques vérifications ou modifications sur Vos factures de vente adressées par le biais du Service afin de s’assurer qu’elles ont ces caractéristiques. Le Service n’inclut aucune facilité d’archivage de Vos factures de vente, donc vous ne pouvez pas récupérer via le Service Vos factures de vente que Vous avez envoyées dans le passé à Votre Comptable par l’intermédiaire du Service. Votre archivage de Vos factures de vente reste donc Votre responsabilité. De la même manière, Codabox n’offre aucune garantie et n’assume aucune responsabilité quant à l’exactitude et la véracité des notifications relatives aux opérations créditrices ou débitrices figurant sur Votre (Vos) compte(s) bancaire(s) issues des messages CODA reçus par le Comptable.
  2. Codabox fournit le Service « tel quel » et uniquement selon une obligation de moyens. De plus, Codabox peut, à sa seule discrétion, décider d’interrompre le Service soit à des fins de maintenance, de mise à jour, de mise en place de nouvelles mesures de sécurité ou soit parce que le Service est suspendu ou annulé. Si l’interruption du Service est programmée, Vous en serez dûment informé à l’avance.
  3. Pour Vous fournir le Service, Codabox s’appuie sur des tiers (comme les opérateurs de télécommunications) sur lesquels elle n’a aucun contrôle. Codabox n’assume aucune responsabilité et ne saurait être tenue responsable en cas d’indisponibilité du Service, ni en cas d’atteinte à la sécurité ou de perte des données, de perte d’intégrité ou de dommage causé aux données ou aux systèmes résultant du défaut de prestation de services d’un quelconque tiers.

4. Clause de limitation de responsabilité

  1. Vous devez informer Codabox dès que possible au sujet de tout dommage causé à Vos données, Votre logiciel ou Vos systèmes, qui a été occasionné dans le cadre de la prestation du Service et, sous réserve de la perte des droits y afférents, au plus tard quinze (15) jours après sa survenance.
  2. La responsabilité de Codabox ne pourra être engagée qu’en cas de fraude, de faute grave ou de négligence caractérisée dans l’exécution de ses engagements aux termes des présentes Conditions Générales, et uniquement pour les dommages directs avérés en résultant, et le montant de ces derniers ne saurait en aucun cas excéder 1 000 EUR au total.
  3. Codabox ne saurait en aucun cas être tenue responsable des dommages indirects tels que la perte de temps ou de clientèle, la perte d’opportunités commerciales ou d’éventuelles affaires, les économies non réalisées, la perte de revenus ou de bénéfices, la perte ou la corruption de données, la discontinuité de l’activité ou encore les atteintes à la réputation.
  4. Codabox n’est pas responsable et ne saurait être tenue responsable d’un quelconque défaut dans la prestation du Service ou d’un quelconque dommage affectant les données, le logiciel ou les systèmes de Vous-même, de Votre Comptable, de l’Éditeur de Logiciel ou de tout tiers lorsque le défaut ou dommage résulte de défauts dans les services, le logiciel ou les systèmes de tiers, ou d’une quelconque faute ou communication de fausses informations imputables à Vous-même, à Votre Comptable ou à l’Éditeur de Logiciel, ou encore en cas d’évènement de force majeure. Doivent être considérés comme un évènement de force majeure, sans toutefois s’y limiter : les guerres, le terrorisme, les catastrophes naturelles, les incendies, les inondations, les tempêtes ou autres conditions climatiques extrêmes, l’occupation, les grèves, les mesures gouvernementales, les défaillances ou évènements de force majeure affectant les sous-traitants, les pannes électriques et techniques.

5. Durée et résiliation

  1. Le présent Contrat, établi entre Vous-même et Codabox, est conclu pour une durée indéterminée et prendra effet à la date de Votre première connexion à l’aide de Votre « token ».
  2. Vous-même et Codabox pouvez mettre fin au présent Contrat à tout moment sans encourir de frais de résiliation et sans l’intervention préalable d’un tribunal moyennant un préavis d’un (1) mois. La période de préavis commence à courir le premier jour du mois suivant la date à laquelle la notification a été envoyée.
  3. Si Votre Comptable résilie son abonnement Codabox aux services CODA Vous concernant, le présent Contrat s’éteindra automatiquement le jour même de la cessation de cet abonnement. Codabox Vous informera immédiatement dès la réception d’une telle notification de résiliation de la part du Comptable.
  4. Codabox peut résilier le présent Contrat à tout moment, sans l’intervention préalable d’un tribunal, avec effet immédiat et sans encourir de frais supplémentaires dans les cas suivants : a) le contrat liant Votre Éditeur de Logiciel et Codabox a été résilié, ou b) Votre société est devenue insolvable, a cessé ses activités, a été liquidée ou a été déclarée en faillite, ou c) l’utilisation que Vous faites du Service constitue une violation des présentes Conditions Générales ou des lois en vigueur, de sorte que toute collaboration avec Codabox est devenue impossible.
  5. Codabox cessera de transférer l’ensemble des données dont Vous êtes le propriétaire légitime dès la résiliation du présent Contrat. Codabox devra, dans la mesure du possible, s’efforcer de supprimer l’ensemble des données en question demeurant sur ses serveurs, en tenant compte des obligations imposées par la législation en vigueur.

6. Protection des données

  1. Vos factures de vente qui sont envoyées à Votre Comptable par l’intermédiaire du Service, seront stockées par Codabox comme back-up pour Votre Comptable. Votre utilisation du Service peut entraîner le traitement par Codabox des données à caractère personnel incluses dans les fichiers traités par les Service. Dans ces cas, Codabox ne traitera les données à caractère personnel que si cela est strictement nécessaire pour garantir le bon fonctionnement du Service, tel que prévu dans les instructions des présentes Conditions Générales. Dans cette situation, Codabox est le sous-traitant et Vous êtes le responsable du traitement. Codabox mettra en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir la sécurité des traitements, étant entendu que Codabox n’est responsable de la sécurité des données à caractère personnel que lorsqu’elles transitent par ses systèmes, mais que Vous ou Votre Comptable êtes responsables des données lorsqu’elles arrivent à destination chez Vous ou chez Votre Comptable. Codabox Vous informera à ce sujet à votre première demande. Codabox garantit que les personnes impliquées dans le traitement de données à caractère personnel se sont engagées à respecter la confidentialité de ces données. Vous autorisez Codabox à recruter des sous-traitants ultérieurs, à condition que ces sous-traitants ultérieurs soient contraints à des obligations similaires à celles de Codabox. Si cela est nécessaire Codabox vous supportera de bonne foi  pour la mise en œuvre de vos obligations légales, y compris vos obligations telles que prévues par le Règlement Général sur la Protection des Données (Règlement (UE) 2016/679). Au terme de cette Convention, Codabox conservera les données pendant une période nécessaire afin d’assurer la continuité du Service et/ou d’assurer la disponibilité des données dans le cadre d’un éventuel litige de sorte que Codabox puisse gérer ses éventuelles responsabilités légales, à moins que pendant ce délai, Codabox n’obtienne une autre base légale pour le stockage continue des données. 
  2. Pour le surplus, Codabox ne traitera aucune donnée à caractère personnel concernant Vous à moins que cela ne soit nécessaire pour pouvoir respecter des obligations contractuelles vis-à-vis de Vous et/ou de Votre Comptable. Codabox s’engage, dans tous les cas, à respecter scrupuleusement la législation en vigueur, y compris les dispositions du Règlement Général sur la Protection des Données (Règlement (EU) 2016/679). Plus d’info sur https://www.codabox.com/fr/gdpr/.

7. Confidentialité

  1. Codabox s’engage à tenir confidentielles toutes les données transférées entre Vous-même et Votre Comptable, à l’exception bien entendu de toutes les notifications de données requises dans le cadre de la prestation du Service.
  2. Codabox aura également le droit de communiquer ces données à un tiers en cas de fusion, de rachat, de vente, d’apport d’une filiale ou de participation à une joint-venture avec ou par un tiers.

8. Propriété intellectuelle

  1. Codabox demeure, à tout moment, propriétaire de tous les droits de propriété intellectuelle associés au Service, à l’exception de l’ensemble des documents, informations et autres éléments reçus de Vous-même ou du Comptable. Lorsque Vous utilisez les droits de propriété intellectuelle dont Codabox est titulaire au titre de l’accès et de l’utilisation du Service, Codabox Vous accorde un droit d’utilisation non exclusif, incessible et ne pouvant faire l’objet d’une sous-licence pour une période indéfinie.
  2. Eu égard aux stipulations du précédent paragraphe, Vous ne devrez pas copier, analyser, décompiler, rendre public, diffuser, transmettre à des tiers ou encore modifier tout contenu grevé de droits de propriété intellectuelle, sauf autorisation expresse de Codabox.
  3. Toute utilisation que Vous faites d’un quelconque matériel protégé par des droits de propriété intellectuelle ou par d’autres droits dont des tiers sont titulaires relève de Votre entière et seule responsabilité, et Vous Vous engagez à indemniser Codabox et la garantir contre toute éventuelle action en justice engagée par des tiers au motif de la violation de leurs droits. Vous reconnaissez et acceptez que Codabox n’exerce aucun contrôle ni aucun pouVoir consultatif quant à de quelconques droits détenus par des tiers.
  4. En téléchargeant tout contenu grevé de droits de propriété intellectuelle dont Vous êtes le titulaire, Vous accordez à Codabox un droit d’utilisation non exclusif, incessible, mondial et ne pouvant faire l’objet d’une sous-licence pour une période indéfinie portant sur ce contenu, dans la mesure où Codabox utilise ce contenu dans le cadre de la prestation du Service.

9. Divers

  1. Les droits d’accès au Service et les droits relatifs à son utilisation définis dans les présentes Conditions Générales Vous sont accordés intuitu personae et ne sauraient être cédés à un tiers sans l’autorisation écrite, préalable et expresse de Codabox.
  2. Codabox se réserve le droit, à sa seule discrétion, de faire appel à des sous-traitants dans l’exécution de ses obligations aux termes des présentes Conditions Générales. Codabox se réserve également le droit de transférer à un tiers, à sa seule discrétion, l’un quelconque de ses droits et obligations résultant des présentes Conditions Générales.
  3. Les présentes Conditions Générales sont régies par le droit belge. Les parties conviennent de s’efforcer de résoudre tout différend né du présent Contrat par la négociation. En cas d’échec des négociations, les tribunaux de Bruxelles seront exclusivement compétents.

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[1] Les messages CODA (extrait de compte codifié) sont des relevés de comptes bancaires électroniques normalisés, établis par la banque du client, ils donnent des informations détaillées quant aux mouvements opérés sur les comptes du client.