Tijdwinst en precisie bij boekhoudkantoor Figestco

José Brosteaux van boekhoudkantoor Figestco is grote fan van Codabox. Lang geen evidentie, gelet op de eerder traditionele context waarin hij werkt.

“We dwepen hier niet echt met digitalisering, maar Codabox maakt al zijn beloftes waar. De service wordt, zelfs binnen een kritisch kantoor als het onze, enorm op prijs gesteld”, glimlacht de vennoot, die de troeven van Codabox met plezier voor ons uitlicht.

Figestco is gevestigd in de historische stad Gembloers, hartje provincie Namen. Het boekhoudkantoor zag het levenslicht in 1985 en plukt tot op vandaag de vruchten van zijn rijke geschiedenis. “Voor verschillende klanten die we toen al bijstonden, verwerken we ook nu nog de paperassen”, zegt José Brosteaux, een van de vier drijvende vennoten achter het kantoor. “We werken met een team van twaalf mensen en bieden diverse boekhoudkundige diensten aan. We hebben klanten van verschillende grootordes en uit tal van sectoren.”

Hoewel er bij Figestco boekhouders van diverse leeftijden actief zijn, stond het kantoor niet meteen te springen voor de inzet van digitale tools om de documenten van klanten te verwerken. “We geloven niet zomaar in digitalisering, om de eenvoudige reden dat tot voor kort geen enkele tool honderd procent beantwoordde aan onze eisen en noden. Veel tools kunnen in theorie heel wat, en we hebben er ook enkele geprobeerd, maar het ontbrak telkens weer aan constante kwaliteit en nauwkeurigheid. Daarom werkten we er niet graag mee”, duidt José Brosteaux.

Enkel digitale tools die effectief het verschil maken

Het digitale scepticisme ruimde intussen wel plaats voor enthousiasme rond Codabox. Via Codabox ontvangt Figestco de CODA-bestanden van haar klanten meteen op de juiste plaats in de boekhoudsoftware. Maar ook digitale facturen, bankrekeninguittreksels en loondocumenten worden digitaal en automatisch afgeleverd aan Figestco.

“Voor we met Codabox werkten, waren sommige klanten niet op tijd met het doorsturen van hun CODA-bestanden. Waren ze wel op tijd verstuurd, dan ontbraken er altijd wel één of twee documenten, waardoor de zaakwaarnemer tijd verspilde. Met Codabox ontbreken er nooit nog CODA-bestanden. De data zijn correct, iedere keer opnieuw. Je kan op de toepassing rekenen en dus wordt de service, zelfs binnen een kritisch kantoor als het onze, enorm op prijs gesteld”

Iedere maand een week repetitief werk vermijden?

Time is money. Dat geldt niet in het minst voor een boekhoudkantoor – en voor zijn klanten. Aangezien Codabox het handmatig ingeven en de bijhorende papierwinkel wegneemt, is tijdwinst voor Figestco de belangrijkste troef.

“We kunnen het voordeel eenvoudig uitdrukken: met Codabox winnen we per medewerker één week werk per maand. Niet meer, niet minder. De manuele verwerking van de bankafschriften kostte vroeger niet alleen veel tijd, maar leverde onvermijdelijk ook af en toe fouten op. Die fouten zijn nu verleden tijd.”

Waarom moeilijk doen, als het makkelijk kan?

Figestco maakt ook gebruik van de toepassing SODA, het digitale formaat dat Codabox ontwikkelde voor loongegevens van het sociaal secretariaat. Codabox werkt daarvoor ondertussen samen met meer dan 50 sociale secretariaten, waarbij de gegevens voor loonboekingen automatisch worden ontvangen. Zodra die documenten zijn opgemaakt, komen ze automatisch terecht in het boekhoudprogramma. “Het is gemakkelijk om alle documenten en transacties aan elkaar te koppelen.

Een supercomplexe boeking wordt zo supereenvoudig. Toegegeven: je moet eerst wat parametriseren. De eerste maand win je dus niet heel veel tijd, maar daarna win je tien maanden. Ook hier zijn de precisie en kwaliteit van de data een grote troef”, aldus José Brosteaux, die Codabox omschrijft als ‘onmisbaar’ in de dagelijkse werking van zijn kantoor.

Belofte maakt schuld

“Codabox doet gewoon wat het moet doen. Vooral onze klanten waren vragende partij voor digitalisering. Via de digitale data die Codabox ons bezorgt, kunnen we die klanten een digitale eenvoud aanbieden. Zij die willen, kunnen zo volop genieten van de voordelen van Codabox.

Ik vergelijk Codabox graag met een toestel als een wasmachine: we kunnen niet meer zonder. De kwaliteit van de service rechtvaardigt de faire, betaalbare kostprijs. Met Codabox krijg je een waardige dienst, waarvoor ik met plezier betaal”.