ACCM : une relation d'amour-haine avec la facturation numérique

En 2008, Michel Corthout a fondé le bureau comptable Accountantskantoor Corthout Michel & Partners sc (ACCM) à Heist-op-den-Berg.

ACCM s’est spécialisé dans l’horeca et la construction, deux secteurs qui nécessitent une approche très spécifique. Parallèlement, le bureau a acquis une excellente réputation dans les « mandats spéciaux ». Pour suivre efficacement les dossiers, ACCM allie la puissance de Codabox avec Yuki, Silverfin, Kassatellen, FID manager et Twinntax.

La fiduciaire a vu le jour en 2008 avec 2 collaborateurs. Mais aujourd’hui, ils sont 10 pour assurer le suivi de quelque 470 dossiers.

Zena De Groot, par exemple, est une gestionnaire de dossiers jeune et ambitieuse. Aspirante comptable fiscaliste certifiée ITAA, elle est l’interlocutrice du bureau pour tous les services Codabox et en particulier pour le service VOILA.

Zena est bien placée pour nous parler de Codabox et de l’avenir de la facturation numérique.

Pourquoi ACCM a absolument besoin de Codabox

Tom : « Zena, quels étaient vos principaux défis avant de travailler avec Codabox ? »

Zena : « Vous n’allez pas être surpris. Avant Codabox, à la fin du trimestre, il manquait toujours un tas de documents dans les dossiers.

Nous perdions beaucoup de temps à envoyer des rappels à nos clients. Il y avait toujours un certain retard. Depuis que nous travaillons avec Codabox, nous sommes beaucoup plus réactifs. La charge de travail est répartie sur tout le trimestre. »

« Jamais je n’ai entendu quelqu’un se plaindre de Codabox »

Tom : « Comment s’est passée l’implémentation des services Codabox ? »

Zena : « C’est très facile de commencer à travailler avec Codabox. D’accord, il faut parfois du temps pour activer les mandats, mais finalement, il s’agit d’une opération unique. Une fois que le mandat est en ordre, nous n’avons plus à s’en préoccuper.

Ce n’est pas uniquement un grand avantage par rapport aux outils qui proposent les opérations bancaires via PSD2. Surtout, nos clients sont rassurés et libres de faire autre chose.

En fait, c’est simple : plus vous vous y mettez tard avec Codabox, plus vous devrez activer de clients et plus la phase de démarrage durera longtemps. Commencer tôt : voilà le mot d’ordre (rires).

Nous pouvons aussi compter à tout moment sur Sandra, votre Customer Success Manager. Elle entre régulièrement en contact avec nous pour s’assurer que tout va bien. Un problème ? Elle y remédie tout de suite. Cela nous évite de devoir appeler le support de Codabox.

Comprenons-nous bien. Le support de Codabox est extrêmement précieux. Mais il est bon d’avoir un insider dans la place, quelqu’un qui défend nos intérêts et veille à rendre la collaboration encore plus efficace. »

Tom : « C’est tout à fait exact. Avec Sandra, tout le monde est au courant de ce qui se passe chez nos clients. »

Zena : « Et les effets s’en ressentent. Depuis que Sandra est là, nous voyons clairement la différence concernant le suivi. Merci à elle (rires) »

Tom : « Je transmettrai, ne vous inquiétez pas😉. À votre avis, quel est la principale valeur ajoutée de notre service CODA ? »

Zena : « C’est très simple. À tout moment, nous avons accès à toutes les informations bancaires, dans un format clair et facile à comprendre. Le fait que ces informations nous parviennent au quotidien, ce n’est que du bonus.

Vous voulez vraiment savoir ce que j’en pense ? J’ai toujours considéré le service CODA comme une chose très banale (rires). CODA prouve que des outils compliqués ne sont pas nécessaires pour faciliter la vie de vos clients et collaborateurs.

“C’est simple, c’est efficace et ça marche ! Que demander de plus ?”

Petit bureau, grand bureau, le coût du service CODA n’a rien à voir avec la charge salariale nécessaire pour traiter manuellement les opérations bancaires. »

Tom : « Je vais encadrer cette citation. »😊

Zena : « Mais ce n’est pas tout. Codabox prend entièrement en charge le processus de mandat pour notre bureau. C’est une des principales raisons qui expliquent notre choix. »

MyCodabox, plus qu’un centre administratif

Tom : « Vous devez être de grands utilisateurs de MyCodabox. Est-ce que je me trompe ?

Zena : « C’est vrai. Je ne travaille pas beaucoup avec MyCodabox, mais mon collègue s’en sert tous les jours. Chaque fois que vous lancez une nouvelle fonctionnalité, je sais qu’elle sera adoptée rapidement. On ne résiste pas à une nouveauté plus pratique (rires).

Resend CODA en est un bon exemple. Nous ne l’attendions pas. Mais maintenant, plus question de nous en passer. »

Réception automatique des données des écritures salariales via SODA

Tom : « ACCM utilise aussi notre SODA, mais pas pour tous les clients. Pourquoi ? »

Zena : « Pour les dirigeants d’entreprise dont nous faisons nous-mêmes l’administration salariale, nous recevons les fichiers SODA, mais pas via Codabox.

Naturellement, pour toutes les autres sociétés qui emploient du personnel, nous travaillons avec SODA de Codabox. »

Tom : « SODA est aussi pratique que CODA. Pourquoi pensez-vous que SODA est moins populaire que CODA ? »

Zena : « Eh bien, personnellement, je pense que c’est parce que nous ne parlons que d’un seul document par mois. Ce qui peut paraître très peu. Les comptables pensent peut-être que ça ne vaut pas la peine d’activer SODA pour si peu. Mais rien n’est moins vrai. SODA nous fait gagner beaucoup de temps. Et la facilité d’emploi est du même acabit que pour le service CODA.

SODA n’est pas la petite cousine de CODA. Tout au contraire. Je n’ai aucune envie de comptabiliser ces données salariales manuellement. Ce serait une perte de temps. Très peu pour moi ! »

L’e-invoicing, le Graal du comptable ?

Tom : « Votre franchise me donne envie de savoir ce que vous pensez de la facturation électronique. Comment voyez-vous l’évolution ou plutôt la révolution e-invoicing chez ACCM ? »

Zena : « C’est moi qui ai présenté l’e-invoicing au sein d’ACCM. Je continue de défendre ardemment cette idée. Nous envoyons nos factures électroniques à nos clients au format UBL via FID Manager. Malheureusement, c’est assez compliqué pour les destinataires de consulter les factures envoyées de cette façon.

Il en va de même pour nous en tant que gestionnaire de dossiers. Ce n’est pas facile de comptabiliser nos propres factures issues de FID Manager. C’est pour cette raison que nous avons opté pour la paire VOICI et VOILA.

Cela peut sembler anodin, mais nous économisons 10 clics par facture et par mois. Multiplions par les 470 dossiers que nous gérons, et nous gagnons 4700 clics chaque mois.

Comptez facilement 3 à 4 secondes par clic et vous arrivez vite à 3h par mois ou 36h par an.

Bref, nous gagnons beaucoup de temps en travaillant avec VOICI et VOILA. Et en cliquant moins souvent, nous évitons des lésions au poignet (rires). »

Tom : « En résumé, tout baigne. »

Zena : « Je n’irais pas jusque-là (rires). La facturation électronique n’est pas parfaite, mais cela n’est pas la faute de Codabox. Un grand nombre de fournisseurs sont déjà connectés à VOILA, mais nous constatons encore que beaucoup de factures n’arrivent pas chez nos clients. C’est très frustrant.

Je sais que ce n’est pas votre faute. Mais ce n’est pas facile d’expliquer à nos clients que certains fournisseurs envoient automatiquement leurs factures via VOILA et qu’il faut tout de même nous les transmettre manuellement. Ce n’est pas comme cela qu’on vendra l’e-invoicing aux PME.

En tant qu’entrepreneur, si j’utilisais VOILA pour recevoir automatiquement mes factures Proximus, et que je devais encore aller chercher ces factures à la main pour les déposer chez mon comptable, je n’apprécierais pas du tout. »

Tom : « Aïe, la conversation prend une tournure délicate…

Zena : « … mais ce n’est pas votre faute ! Le problème se situe au niveau des émetteurs des factures. Je sais que Codabox fait de son mieux pour convaincre de plus en plus de fournisseurs de passer à la facturation entièrement numérique, mais ce n’est que le début.

Soyons clairs. Je trouve que VOILA reste un excellent service. Et je soutiens totalement vos efforts ainsi que la philosophie de DigiCrowd.

Tout bien considéré, vous êtes un de ces bons partenaires qui abordent adéquatement la problématique de l’e-invoicing. Depuis que nous avons commencé avec VOILA fin 2019, le service a aussi considérablement évolué. Ne prenez donc pas ma critique trop personnellement (rires). »

Tom : « Ah, enfin une bonne nouvelle.😊 Malgré quelques réserves, vous continuez à penser que l’e-invoicing est la solution d’avenir. Pourquoi ? »

Zena : « Pour notre bureau, cela représente toujours un important gain de temps. Nous ne devons plus encoder nos propres factures, et nous gagnons beaucoup de temps avec les fournisseurs qui émettent leurs factures par un canal numérique.

Nous travaillons avec Yuki, qui automatise déjà une large part de notre travail. Cela dit, les factures PDF restent une perte de temps.

Certaines factures doivent être scindées dans la comptabilité. Aucun problème avec la norme UBL. Même dans Yuki, nous sommes obligés de scinder les factures PDF à la main. Du temps perdu. Surtout quand on sait à quel point c’est facile pour les factures VOILA au format UBL. »

Tom : « Quelle est la solution ? »

Zena : « L’e-invoicing doit être imposé par les autorités. Point à la ligne. Tant qu’il n’y aura pas d’obligation, l’e-invoicing ne s’imposera jamais en Belgique, et VOILA ne jouera pas un rôle digne de ce nom.

Non moins important, l’administration doit aussi définir des standards. À cet égard, ma préférence va clairement à UBL. »

Tom : « C’est… »

Zena (enthousiaste) : « … désolée de vous interrompre, mais nous serions déjà très contents de recevoir toutes les factures, quel que soit le format.

Si notre bureau doit gérer davantage de dossiers avec le même nombre de collaborateurs, UBL est la seule solution. »

ACCM : une relation d’amour-haine avec la facturation numérique