“CARO is de Batman van ons kantoor” – Waarom Lieutenant-Guillaume niet meer zonder kan

Interview met een klant

Tom: “Alexander, wie zijn de klanten waar jullie grenzen voor verleggen?”
Alexander: “We hebben er ongeveer 300, in verschillende domeinen. Eenmanszaken, consultants en kmo’s, we willen hen allemaal optimaal (en futureproof) tevreden houden. Daarvoor zijn de juiste tools een absolute noodzaak.”

Tom: “Dat geloof ik graag. Is die uitgesproken motivatie ook wat jullie uniek maakt?”
Alexander: “Onder andere. En ook, ons team is groot genoeg om op elk vlak deskundig mee te kunnen, en klein genoeg om dicht bij onze clientèle te staan. 

Er hangt hier een dynamische cultuur in de lucht; velen die hier werken, stonden ooit in de ondernemersschoenen. Wij weten dus perfect waarover we het hebben, en de klant voelt dat.”

Tom: “Tegen welke problemen botsten jullie aan voordat jullie CARO in huis haalden?”
Alexander: “Met stip op één: het gebrek aan een volledig zicht op de bedrijfsuitgaven van de klanten, zodat we nooit een complete boekhouding in handen hadden. 

We misten bijvoorbeeld kredietkaartafschriften; oftewel omdat de bedrijfsleider ze niet te pakken kreeg oftewel omdat hij ze ons niet stuurde. Bij sommige banken is het nogal een omslachtig gebeuren om die afschriften vlot te raadplegen; je moet inloggen op een rekening en dan nog weten waar te zoeken. 

Soms krijg je ze ook alleen via de post. Tja, dan voel je het risico op onjuiste financiële rapportages al van ver aankomen.” 

Tom: “Dit probleem zien (en horen) we al jaren opduiken en we weten dat de impact ervan op een bedrijfsboekhouding niet niks is. Want bij een audit zorgt dit voor issues, niet?”
Alexander: “Klopt, ook al zijn er natuurlijk meer struikelblokken dan die afschriften alleen. Maar goed, als de kredietkaartafschriften niet voorhanden zijn, is er wel de automatische inning op de bankrekening die we kunnen checken; dat gaat dezer dagen heel wat eenvoudiger dankzij CODA van Codabox. 

Maar zonder afschrift of factuur weten we niet over welke kosten het precies gaat. Wat gebeurt er dan in veel gevallen? Ah, alles wordt maandelijks afgeschreven via een automatische incasso en de bedrijfsleider zit met schulden ten opzichte van zijn organisatie. Logisch dat dit op termijn serieuze problemen kan opleveren.”

Tom: “CARO is hier wel degelijk een welkome gast, me dunkt.”
Alexander: “Zonder twijfel. Een eerste groot voordeel: de maandelijkse, automatische ontvangst van de kredietkaarttransacties in ons boekhoudsysteem; onze accountants hebben direct gedetailleerde info waarmee ze aan de slag kunnen. 

Ze moeten geen inventaris meer opmaken of klanten achternahollen om die afschriften te pakken te krijgen; de foutmarge verkleint aanzienlijk. De klanten moeten op hun beurt niet meer bezig zijn met de vraag of ze ons nu wel of toch nog niet de hele rimram hebben bezorgd.”

Tom: “Vertel es iets meer over de implementatie van CARO, Alexander.”
Alexander: “Daar valt niet veel over te zeggen, behalve dat dit van een leien dakje liep. Wij werken met Horus en het platform verwerkt CARO-bestanden in een handomdraai. De Horus-CARO combo is duidelijk een winner 😊”.

Tom: “Da’s duidelijk voor mij, maar hoe werkt dat in de praktijk?”
Alexander: “Zodra het mandaat actief is in Codabox en de klant getekend heeft, maken we in Horus een journaalpost aan. Voor kredietkaarten is dat een specifieke post waarin je kaart- en rekeningnummer ingeeft.

Als er een CARO-uittreksel automatisch wordt geïmporteerd in Horus, is er in die journaalpost een optie om verbinding te kunnen maken met de tool. Da’s een eenmalige, handmatige actie voor elk dossier.”

Tom: “Zet je CARO op actief voor iedereen? Of bekijk je per klant of de tool heilzaam is?
Alexander: “Nope. One for all, all for CARO (lacht). Zodra we groen licht krijgen voor het mandaat, doen wij meteen het nodige. Jammer genoeg is CARO  nog niet compatibel met alle banken, dus niet iedereen kan proeven van de grote voordelen van deze dienst.”

Tom: “Terechte opmerking. Los daarvan, denk je dat CARO de pluimen krijgt die de dienst verdient? ”
Alexander: “Misschien is hij wat ondergewaardeerd in vergelijking met CODA. Natuurlijk, CODA is intussen een universeel begrip. Je hebt er een bankrekening voor nodig en dat is verplicht voor elk bedrijf. 

In het geval van kredietkaarten ligt dat anders; niet iedereen heeft er. Ook nog: het gebruik van CODA is een dagelijkse routine, CARO schakel je maar eens per maand in. Maar ik vind de dienst toch een beetje magisch (lacht).”

Tom: “De prijs voor die magische support: vind je die gerechtvaardigd?”
Alexander: “Eerlijk? Goedkoop is CARO niet, maar je moet altijd kijken wat je ervoor in de plaats krijgt. Als ik zie hoeveel tijd het automatische karakter van de tool ons bespaart, en hoeveel minder gedoe onze klanten maandelijks hebben, dan is het kostenplaatje voor mij perfect te verantwoorden. 

Volledige dossiers, een betere risicobeheersing en compliant zijn: da’s goud waard.

Op gemoedsrust, efficiëntie en kan je trouwens geen bedrag plakken. CARO is gewoon een slimme investering voor elke accountant die nauwkeurigheid én contente klanten op de eerste plaats zet. 

Bovendien kan je op elk moment de dienst stopzetten, dus je zou maar gek zijn om ‘m niet op z’n minst te proberen.”

Tom: “Alexander, als je de poëet in jezelf loslaat om CARO te omschrijven, wat zeg je dan?”
Alexander: “Dat de tool voor magie zorgt? Of wacht, dat is niet poëtisch genoeg. 

CARO is als een superheld die je denkt niet nodig te hebben. Tot hij er is, dan is ie onmisbaar (lacht). Of je nu een groot of klein kantoor runt, iedereen is er gebaat bij.”