“Codabox bespaart ons elke dag het werk dat niemand meer wil doen” 

Toen Steven De Voeght in 2022 het accountantskantoor van zijn vader overnam, erfde hij meer dan een klantenportefeuille: hij erfde een traditie van vakmanschap. Vandaag combineert hij die basis met de kracht van digitale tools. Met Codabox zet hij het werk van zijn vader verder, maar dan in een moderne en efficiëntere vorm.

CODA: bankuittreksels die zichzelf aanleveren

“Onze assistente verloor iedere ochtend minstens een half uur met het downloaden van CODA’s via Isabel. En als er iets misliep, dan lag een volledig dossier stil.”

Vandaag is dat verleden tijd. Nu komen de uittreksels volledig automatisch binnen. “CODA is er gewoon. Altijd correct, altijd op tijd. Je hoeft er niet meer aan te denken. En dat geeft ons elke dag rust en uren meer tijd.”

Dat is wat Codabox zo waardevol maakt: de zekerheid dat alles blijft draaien, ongeacht wie er op kantoor is. “Mensen kunnen ziek worden, Codabox niet. Het doet stil en betrouwbaar het werk dat eigenlijk niemand meer wil doen.”

Het eureka-moment: SODA

Het echte kantelpunt kwam er toen Steven in gesprek ging met een vertegenwoordiger van een sociaal secretariaat. “Die zei: Het grote voordeel van SODA is dat je de data van alle Belgische sociale secretariaten ontvangt. En ik dacht: Hij heeft gelijk. Waarom zou ik dat nog zelf doen?”

Tot dan was looninfo ophalen een jungle: elk sociaal secretariaat had zijn eigen portalen en procedures. Dossierbeheerders verloren elke maand kostbare tijd met puzzelen en downloaden. Om nog maar te zwijgen over inboeken.

“Met SODA verdween de chaos. Sinds we SODA gebruiken, komt alles netjes in onze Exact Online omgeving binnen. SODA is de snelste en goedkoopste manier om loonboekingen te automatiseren.

Voor een vast bedrag halen ze alle loondata op, ongeacht het sociaal secretariaat. Dat zijn duizenden boekingen per jaar die we niet meer manueel hoeven te doen. Ik denk dat we €69 per maand betalen voor al onze dossiers. Wie dat duur vindt, rekent na de komma.”

CARO: kredietkaartafschriften voor een nieuw tijdperk

Jarenlang waren kredietkaartafschriften een bron van frustratie. Klanten hadden moeite om ze te downloaden en door te sturen. Het gevolg: dossiers die nooit helemaal volledig waren en de stress van een mogelijke controle terwijl we ontbrekende stukken hadden.

Met CARO verdwijnt die onzekerheid. Kredietkaartafschriften komen elke maand automatisch binnen. Altijd volledig, altijd op tijd.

“Steeds meer ondernemingen werken met cloud-diensten en online abonnementen, die bijna altijd met een kredietkaart betaald worden,” legt Steven uit. “Dankzij CARO zien we ook die kosten meteen in de cijfers. Geen gaten meer.

De recente toevoeging van grootbanken zoals KBC en straks Belfius geeft rust en zekerheid. Voor ons en onze klanten.”

Retro-boekhouden voor stagiairs

Steven vertelt het graag met een knipoog: er zijn nog twee klanten die geen Codabox-diensten gebruiken. “Die dossiers geven we bewust aan onze stagiairs. Zo ervaren ze hoe het vroeger was: downloaden, verzamelen, puzzelen, klanten nabellen… Ze zijn er makkelijk een volledige dag mee bezig. (lacht luidop)

Voor Steven is het een les en een bewijs. “Stagiairs begrijpen meteen waarom we zoveel belang hechten aan automatisering. Het verschil tussen stressen en achter klanten aanhollen versus een proces dat gewoon vanzelf loopt.”

“Iedereen kan kredietkaartafschriften overtypen. Ik zou mijn zoon van 11 dit kunnen laten doen. Maar wij zetten daar mensen met een fiscale vorming op, waar zijn we mee bezig?”

Mensen maken meer dan ooit het verschil

Niet alleen de technologie maakt indruk, ook de mensen achter Codabox geven vertrouwen. “Om vijf voor vijf stuurde ik Tanguy van Codabox een mailtje met een vraag. Nog geen twintig minuten later belt hij me terug om meteen mee te denken over een oplossing. Dat vergeet je niet.”

Voor Steven is dat typerend: “Er wordt écht geluisterd. Als ik opmerkingen heb, dan merk ik dat daar ook iets mee gedaan wordt. Dat geeft vertrouwen.” Dankzij die ondersteuning geeft Steven zijn team werk dat energie geeft. En dat helpt om talent te vinden én te houden.

“Jonge medewerkers willen geen monotone jobs meer doen. Ze willen dossiers begrijpen en klanten vooruithelpen. Laat je ze wekenlang downloaden en overtypen, dan ben je ze kwijt. Met Codabox hou ik talent aan boord.”

“Door de tijdswinst kan ik nu regelmatig met mijn kinderen ontbijten en hen naar school brengen. Momenten die voor mij onbetaalbaar zijn.”