« Codabox nous épargne du travail que plus personne ne veut faire »

Quand Steven De Voeght a repris le cabinet comptable de son père en 2022, il a hérité non seulement d’un portefeuille de clients, mais aussi de tout un savoir-faire. À cette base solide, il a ajouté la force des outils digitaux. Avec Codabox, il poursuit le travail de son père, mais sous une forme moderne et plus efficace.

CODA : des relevés bancaires qui s’envoient tout seuls

« Chaque matin, notre assistante perdait au moins une demi-heure à télécharger les CODA via Isabel. Et au moindre souci, tout un dossier était bloqué. »

Aujourd’hui, c’est du passé. Les relevés arrivent désormais de manière entièrement automatique. « Les CODA sont là, toujours corrects et toujours à temps. Plus besoin d’y penser. Ça nous procure beaucoup de tranquillité d’esprit et nous fait gagner du temps tous les jours. »

C’est ce qui rend Codabox si précieux : la certitude que tout continue à tourner, quelles que soient les personnes présentes au bureau. « Les gens peuvent tomber malades, pas Codabox. Il fait le travail que plus personne ne veut faire, en toute fiabilité. »

Le déclic : SODA

Le déclic s’est produit quand Steven s’est entretenu avec un représentant d’un secrétariat social. « Pour lui, le grand avantage de SODA était qu’on reçoit les données de tous les secrétariats sociaux belges. Et je me suis dit : il a raison. Pourquoi devrais-je encore m’en occuper moi-même ? »

Jusqu’alors, la collecte des informations salariales était un véritable casse-tête : chaque secrétariat social avait ses propres portails et procédures. Les gestionnaires de dossiers perdaient chaque mois un temps précieux à chercher et télécharger des données. Sans parler de l’encodage.

« Avec SODA, fini le chaos. Depuis que nous utilisons SODA, tout arrive dans notre environnement Exact Online. SODA est le moyen le plus rapide et le moins cher d’automatiser les OD salariaux.

Pour un montant fixe, le système récupère toutes les données salariales, quel que soit le secrétariat social. Cela représente des milliers d’enregistrements par an que nous n’avons plus à faire manuellement. Je pense que nous payons 69 € par mois pour tous nos dossiers. Il faut vraiment être près de ses sous pour trouver que c’est cher. »

CARO : la nouvelle méthode pour les relevés de carte de crédit

Les relevés de cartes de crédit ont toujours été une source de frustration. Les clients avaient du mal à les télécharger et les transmettre. Résultat : des dossiers qui n’étaient jamais complets et le stress d’un éventuel contrôle alors qu’il nous manquait des documents.

Avec CARO, cette incertitude n’a plus lieu d’être. Les relevés de carte de crédit arrivent automatiquement chaque mois. Toujours complets, toujours à temps.

« De plus en plus, les entreprises utilisent des services cloud et des abonnements en ligne, presque toujours payés par carte de crédit », explique Steven. « Grâce à CARO, ces frais apparaissent immédiatement dans les chiffres. Il n’y a plus de lacunes. En plus, de grandes banques comme par exemple KBC et Belfius, viennent s’ajouter dans le système. Ça promet encore plus de tranquillité et de sécurité, pour nous et nos clients. »

La comptabilité ‘rétro’ pour les stagiaires

Steven l’admet avec un clin d’œil : il a encore deux clients qui n’utilisent pas les services Codabox. « Nous confions délibérément ces dossiers à nos stagiaires. Un bon moyen de leur faire découvrir comment ça se passait autrefois : télécharger, rassembler, chercher les pièces manquantes, rappeler les clients… Ça les occupe des journées entières (rit). »

Pour Steven, c’est à la fois une leçon et une preuve. « Les stagiaires comprennent vite pourquoi nous accordons autant d’importance à l’automatisation. Et la différence entre stresser et courir après les clients, ou un processus qui se déroule tout seul. »

« Tout le monde peut retaper des relevés de carte de crédit, même mon fils de 11 ans. Mais confier cette tâche à des experts fiscalistes, c’est se moquer d’eux, non ? »

Plus que jamais, l’humain fait la différence

Si la technologie impressionne Steven, les personnes derrière Codabox lui inspirent tout autant confiance. « Un jour, j’ai envoyé un e-mail avec une question à 16h55 à Tanguy de Codabox. Moins de vingt minutes plus tard, il me rappelait pour m’aider à trouver une solution. Ça ne s’oublie pas. »

Pour Steven, ce service est une caractéristique de Codabox : « Ils sont vraiment à l’écoute. Quand j’ai des remarques, ils en tiennent compte et ça contribue à forger une relation de confiance. »

Grâce à ce soutien, Steven peut confier à son équipe un travail stimulant. Un atout qui l’aide d’ailleurs à trouver et retenir des talents.

« Les jeunes ne veulent plus s’occuper de tâches monotones. Ils veulent comprendre les dossiers et aider les clients à progresser. Si vous leur faites télécharger et retaper des dossiers pendant des semaines, vous allez les perdre. Codabox m’aide à garder des collaborateurs talentueux. »

« Aujourd’hui, grâce au temps gagné, je peux prendre régulièrement le petit déjeuner avec mes enfants et les amener à l’école. Ce sont des moments qui n’ont pas de prix pour moi. »

Conclusion

Sans Codabox, le cabinet comptable De Voeght serait très différent aujourd’hui. La frustration a fait place à la sérénité, la sécurité et un travail stimulant.