e-Invoicing voor dummies deel 3 : Is het versturen van facturen via e-mail de goedkoopste oplossing ?

Een elektronische factuur wordt per definitie elektronisch opgemaakt en elektronisch verstuurd.

Iedereen beschikt vandaag over een professioneel of persoonlijk e-mail adres. Het is dan ook logisch dat facturen vaak via e-mail verstuurd worden.

Is dit echter wel een goed idee ? Hieronder vergelijk ik de belangrijkste voor- en nadelen voor jou.

Voordelen

1. Iedereen is via e-mail bereikbaar.
2. Laagdrempelig.
3. Lage kostprijs.
4. Weinig investering nodig om aan de slag te gaan.
5. Geen extra software nodig om PDF facturen te versturen.

Nadelen

1. Geen zekerheid of de e-mail wel toekomt bij de juiste persoon.
2. Geen ontvangstbevestiging van de factuur.
3. Risico op blokkering door virusscanners en spamfilters.
4. Geen integratie met de bankapplicatie om het betalen te faciliteren.
5. Geen automatische verwerking in de boekhouding.
6. Hoge (verdoken) kostprijs door manuele verwerking.
7. Niet geschikt voor “echte” elektronische facturen zoals XML/UBL.
8. In vele gevallen beperkt tot het gebruik van PDF facturen.

Conclusie : e-mail is niet de geschikte oplossing

Facturen via e-mail versturen is momenteel nog populair. Of de laagdrempeligheid en lage kosten op middellange termijn zullen opwegen tegen de nadelen is nog maar de vraag.

Naast de onzekerheid of de factuur daadwerkelijk afgeleverd wordt, brengt de manuele verwerking nog heel wat kosten met zich mee.

E-mails doorsturen, bestanden in de boekhouding opslaan, dubbele verwerking of ontbrekende facturen controleren, gegevens in de bankapplicatie overtikken.

In tijden waar efficiëntie en automatisering de norm zijn, lijkt dit meer op de middeleeuwen.

Grootste lacune zit hem vooral in het gebrek aan betaalfaciliteiten. Als leverancier wil je toch dat je factuur zo snel mogelijk betaald wordt? Waarom zou je nog een systeem gebruiken dat geen positieve invloed heeft op de snelheid van verwerking en betaling?

Dan kan je evengoed jouw facturen nog steeds per post versturen.

There is no so such thing as free drinks… De op het eerste gezicht goedkoopste en eenvoudigste oplossing is dus in de praktijk potentieel de duurste.

De vooropgezette besparingen en doelstellingen worden in ieder geval niet gerealiseerd door het gebruik van e-mail.

In het volgende hoofdstuk ga ik dieper in op het gebruik van een beveiligd netwerk.

Heb je ondertussen nog vragen of zijn er zaken niet duidelijk? Laat het gerust weten in de comments hieronder en ik geef je zo snel mogelijk een persoonlijk antwoord.

Paul Simons

e-Director at Codabox