E-invoicing pour les nuls, troisième partie : Envoyer ses factures par e-mail est-il la solution la moins chère ?

Par définition, une facture électronique est établie et envoyée par des moyens électroniques.

De nos jours, tout le monde dispose d’une adresse e-mail professionnelle ou personnelle, aussi est-il logique que l’on envoie souvent ses factures par e-mail.

Mais au fond, est-ce bien une bonne idée ? Passons en revue les principaux avantages et inconvénients.

Avantages

1. Tout le monde est joignable par e-mail.
2. Largement accessible.
3. Faible coût.
4. Peu d’investissement nécessaire en amont.
5. Pas besoin de logiciel supplémentaire pour envoyer des factures en PDF.

Inconvénients

1. Aucune certitude que l’e-mail parvienne à la bonne personne.
2. Pas d’accusé de réception de la facture.
3. Risque de blocage par les antivirus et antispam.
4. Pas d’intégration avec l’application bancaire pour faciliter le paiement.
5. Pas de traitement automatique dans la comptabilité.
6. Coût (invisible) élevé du traitement manuel.
7. Inadapté aux “vraies” factures électroniques de format XML/UBL.
8. Dans de nombreux cas, limité à l’utilisation de factures PDF.

Conclusion : l’e-mail n’est pas la solution optimale

Envoyer ses factures par e-mail est encore populaire actuellement. Reste à voir si la facilité et le coût peu élevé feront encore le poids face aux inconvénients à moyen terme.

Outre le fait qu’il n’est pas garanti que la facture parvienne effectivement à son destinataire, le traitement manuel entraîne encore de nombreux coûts.

Envoi des e-mails, enregistrement des fichiers dans la comptabilité, double traitement ou contrôle des factures manquantes, report des données dans l’application bancaire.

À l’heure de l’efficience et de l’automatisation, cela ressemble au Moyen-Âge.

La principale lacune du procédé réside dans le manque de facilités de paiement. En tant que fournisseur, vous souhaitez forcément voir votre facture payée dans les meilleurs délais. Pourquoi encore utiliser un système dépourvu d’influence positive sur la vitesse de traitement et de paiement ?

À ce compte, vous feriez tout aussi bien de continuer d’envoyer vos factures par la poste.

Tout a un prix, et la solution à première vue la plus économique et la plus simple est en fait potentiellement la plus chère dans la pratique.

Les économies et objectifs poursuivis ne seront en tout cas pas réalisés si l’on se sert de l’e-mail.

Dans le chapitre suivant, j’en dirai davantage au sujet des réseaux sécurisés.

Vous avez des questions ou un point ne vous paraît pas clair ? Faites-le savoir dans les commentaires ci-dessous et je vous répondrai personnellement dans les plus brefs délais.

Paul Simons

e-Director at Codabox

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