Codabox zorgt voor meer gemak, meer tevreden klanten en meer tijd om te groeien

Ontgoocheling ligt vaak aan de basis van verandering. We schrijven 2016. Accountancy-kantoor Lieutenant Guillaume vindt dat accountants te vaak achterophinken qua dienstverlening en klantentrelaties tout court. Tijd om de digitale knop aan te zetten. En Codabox erbij te halen, natuurlijk.

Onder het dak van Lieutenant Guillaume werken 20 medewerkers aan ongeveer 300 dossiers. Het jonge boekhoudkantoor opereert vanuit Vorst, Louvain-la-Neuve en Mauritius. In de klantenportefeuille zitten vooral bedrijven; dat matcht het best met de ondernemersgeest van Lieutenant Guillaume zelf.

De digitale geur hing er al heel snel in de lucht. Want een modern bedrijf voelt aan waar de nood van zijn clientèle ligt en hoe het daar het best op inspeelt. ’Dankzij de digitale transformatie kunnen wij nog dichter bij onze klanten staan en een persoonlijker contact onderhouden’, zegt COO Alexander Peccoux.

‘Codabox is een onmisbare bondgenoot bij de zoektocht naar digitale wonderen.’

Alexander Peccoux, Chief Operating Officer Lieutenant Guillaume

Een accountancykantoor surft mee op de wensen van zijn klanten

Een boekhouding verandert voortdurend, en zo ook de wensen van de klanten. ‘Elke dag krijgen we verrassende vragen, luisteren we naar nieuwe behoeften voor andere rapportagetools, functionaliteiten, geven we advies. We vervullen meer en meer – met plezier trouwens – de rol van interne accountant. Alsmaar vaker horen we onze klanten dagelijks, of staan er met de regelmaat van de klok gesprekken ingepland. Onze clientèle kan zich ondertussen geen andere manier van werken meer voorstellen.’

Imposante tijdwinst

Als je digitaal gaat, is het kiezen van de juiste tools cruciaal. ‘Codabox is hier de basis van alles. Zo ontvangen we de bankafschriften in CODA-formaat, maar belangrijker: Codabox handelt ook de omslachtige mandaat-procedures bij de banken voor ons af. En er is meer. CARO is de dienst voor onze kredietkaartafschriften, VOILA die voor de automatische aanlevering van aankoopfacturen en SODA gebruiken we voor salarisposten’, zegt Peccoux.

‘De coderingstijd miraculeus inkorten is een niet te beschrijven win, maar even indrukwekkend is het administratief gemak dat Codabox ons bezorgt via het MyCodabox-platform…

Van tool tot klantenbinding

Niet alleen accountants profiteren van de handigheden van de Codabox-tools. Lieutenant Guillaume merkt dat ook de klanten zich in de handen wrijven met de gebruiksvriendelijke en snelle way of working. Ze voelen dat het kantoor alles op alles zet om hun leven te vergemakkelijken, en dat schept een trouwe band.

En toen waren er … eindeloze mogelijkheden

We vallen in herhaling – we know – maar de tijdwinst die de Codabox-diensten opleveren, blijken meer dan een complimentje waard, volgens Lieutenant Guillaume. Er is niet alleen meer ruimte om een groter aantal klanten voort te helpen, maar de dienstverlening is er ook een pak op vooruitgegaan.

De tijd dat medewerkers achter de clientèle aanholden om documenten in orde te krijgen, is voltooid verleden tijd. ‘En omgekeerd geldt hetzelfde: klanten moeten ons hun uittreksels niet meer sturen. Digitaal wordt het allemaal een fluitje van een cent. Of toch bijna’, lacht Alexander Peccoux.

‘Dit digitale ecosysteem maakt heel wat extra services mogelijk. Betalingen doen vanuit de boekhoudapplicatie, bijvoorbeeld, of langs die weg controleren of klanten correct betaalden.’

Tools en services evolueren non-stop. Top!

Alle klanten van Lieutenant Guillaume gebruiken Codabox. ‘Zodra we iemand nieuw onder onze vleugels pakken en de bank compatibel is, vragen we het mandaat aan. Dat gebeurt eenvoudig en snel via een paar klikken in het Codabox-platform’, vertelt de COO. Sinds zijn aanstelling in 2018, gaat er geen dag voorbij zonder dat hij het platform bezoekt.

Peccoux apprecieert de digitale evolutie elke dag meer en meer. ‘Vroeger botsten we tegen zoveel meer moeilijkheden aan bij het verkrijgen van handtekeningen; we ontvingen bijvoorbeeld geen automatische herinneringen. Codabox investeert continu in verbeteringen van het platform. Dat geeft me het gevoel dat de procedures sneller, efficiënter en met minder foutmarges verlopen.’

Installatie, werking en support: een dikke 10 op 10

‘Gedaan met te bellen om de status van een mandaat te kennen, een dossier van het ene platform naar het andere te transfereren of een verandering in een dossier aan te brengen? ‘Da’s back to the nineties’, lacht Alexander Peccoux. ‘Dankzij de features van MyCodabox, ligt alle info binnen handbereik. Selfservice was nooit zo op z’n plaats als in dit geval. En als we toch ondersteuning nodig hebben, zijn we altijd snel geholpen.’

Peccoux merkt op dat we hier bij Codabox niet op onze lauweren rusten. We blijven onze processen inderdaad voortdurend optimaliseren. En dat levert ons duidelijk een goed rapport op.

Elektronisch factureren is zó 2022

Als we Alexander Peccoux vragen naar zijn ervaring met elektronisch factureren, vliegen de superlatieven door de lucht. Hij moedigt zijn klanten aan om ook over te stappen door hen digitale facturatiemodules aan te bieden. ‘Sommige bedrijven – waar de procedures omslachtig zijn – of managementvennootschappen, bijvoorbeeld, houden nog wel eens vast aan de goede, oude, papieren manier. Maar we hebben geduld. Rome is ook niet in één dag gebouwd (lacht).’

Peccoux hoopt dat het promotiewerk van de overheid om elektronisch factureren algemeen gangbaar te maken, zijn vruchten zal afwerpen. Hij voorspelt dat het de komende jaren de norm wordt en bejubelt de tijdsbesparing en het administratieve gemak die het voor iedereen zal opleveren.

‘Een klant die op automatische piloot een bankafschrift aflevert, is één ding. Maar eentje die niet hoeft na te denken over een factuur verzenden: dát is toch nog wat anders.’

‘We kunnen niet meer zonder’

De COO van Lieutenant Guillaume spreekt klare taal. ‘Codabox is een onmisbare speler geworden bij de vlotte werking van ons accountancykantoor. En iedereen moet dat weten (lacht). Of je nu een klein of groot kantoor bent, dat speelt geen rol. Wij gebruikten Codabox al toen we met amper 5 medewerkers 100 dossiers beheerden.

Lieutenant Guillaume benadrukt de sfeer van ‘voor en door ondernemers’. Het kantoor geniet met recht en reden een uiterst betrouwbare reputatie, niet in het minst dankzij de moderne mindset. De tijd dat klanten teleurgesteld waren in hun boekhouder, is al lang, lang vervlogen …