Un nouveau client arrive chez vous, il vient d’une autre fiduciaire qui n’utilisait pas encore Codabox. Vous faites signer le mandat CODA, les extraits de compte arrivent… Problème : il manque les mois précédents. Commence alors le rituel classique : écrire un e-mail au client, attendre, échanger quelques PDF, vérifier ce qui manque, puis encore un e-mail.
Tout cela n’est plus nécessaire. Mais beaucoup de bureaux l’ignorent encore.
Codabox livre automatiquement les extraits de compte, les relevés de carte de crédit, les écritures de paie et les factures d’achat dans votre logiciel comptable. Ça, vous le savez. Mais MyCodabox propose aussi des fonctions qui vous épargnent encore bien plus de travail manuel. Elles sont toutes expliquées dans notre centre d’aide. En voici six qui font vraiment la différence.
1. Récupérez sans effort les extraits de compte antérieurs au mandat
Avec CODA historique, vous pouvez demander les extraits de compte électroniques (CODA) de la période qui précède l’activation du mandat. Pratique quand un dossier vient d’un autre bureau, ou quand vous ajoutez un compte bancaire qui est déjà utilisé depuis un certain temps.
Vous en faites la demande par dossier dans MyCodabox et vous choisissez vous-même la période. Votre client donne son accord une seule fois via son application bancaire. Les fichiers sont ensuite à votre disposition. Selon la banque, vous pouvez remonter jusqu’à deux ans en arrière, sans frais supplémentaires.
Le service fonctionne pour les comptes à vue auprès, entre autres, d’Argenta, Banque Van Breda, Banque CPH, Belfius, BNP Paribas Fortis, CBC, Crelan, Deutsche Bank, ING, KBC et Triodos.
Conseil : vérifiez que votre logiciel comptable traite correctement les fichiers historiques numérotés « 000 ».
➜ Comment demander des CODA historiques
2. Retrouvez n’importe quel extrait de compte en quelques clics
Vous cherchez un extrait spécifique ? La liste des fichiers de chaque dossier reprend l’ensemble des fichiers CODA disponibles, compte par compte. Filtrez par date ou par numéro, puis téléchargez directement le PDF ou le fichier CODA. Vous pouvez aussi les faire livrer à nouveau dans votre logiciel.
Un fichier figure dans la liste, mais vous ne le trouvez pas dans votre logiciel ? Vous savez tout de suite qu’il faut vérifier la synchronisation. Aucun fichier à une date donnée ? Il n’y a probablement pas eu d’opérations ce jour-là.
➜ Comment fonctionne la liste des fichiers CODA
3. Activez les écritures de paie pour tous vos dossiers en une fois
Le service SODA livre les écritures de paie du secrétariat social directement dans votre logiciel comptable. Mais pour quels dossiers ne l’avez-vous pas encore demandé ?
MyCodabox vous le montre. Sur votre tableau de bord, le taux d’activation des services indique quels dossiers paient de manière régulière un secrétariat social (et lequel). Inutile donc de chercher dossier par dossier. En un clic, vous sélectionnez les dossiers souhaités et demandez les SODA pour tous ces dossiers en même temps. Codabox s’en occupe très rapidement et votre client n’a rien à faire. Ces SODA supplémentaires sont d’ailleurs déjà compris dans le tarif mensuel fixe par environnement : ils ne vous coûtent rien de plus.
➜ Demander SODA pour plusieurs dossiers en une fois
4. Voyez quels clients peuvent encore partager leurs relevés de carte de crédit
Même principe pour CARO, le service qui livre les relevés de carte de crédit de manière structurée dans votre logiciel. MyCodabox indique quelles entreprises paient souvent une carte de crédit auprès d’une banque compatible CARO. Un clic suffit pour demander CARO.
Le titulaire de la carte donne son accord une seule fois. Dès le mois suivant, les relevés arrivent automatiquement. Vous n’avez plus jamais à les réclamer.
5. Rassurez votre client : cet e-mail de Codabox est authentique
Lorsque vous demandez CODA, CODA historique, CARO ou VOILA (notre service pour les factures d’achat électroniques), votre client reçoit un e-mail de Codabox lui demandant de signer ou de confirmer quelque chose. S’il ne s’y attend pas, il risque de le laisser de côté, voire de croire à du phishing.
Dans le centre d’aide, vous trouverez des modèles d’e-mails prêts à l’emploi. Il vous suffit de les copier-coller pour prévenir votre client à l’avance : un e-mail va arriver, il est fiable et voici ce qu’il faut faire. Les activations se font beaucoup plus facilement comme ça.
➜ Télécharger les modèles d’e-mails
6. Ne payez plus pour des comptes qui ne sont plus utilisés
Codabox ne sait pas si une entreprise a cessé ses activités ou si un compte a été clôturé. Votre facture reprend donc tous les comptes pour lesquels CODA est actif, même s’il ne s’y passe plus rien. Archivez sans attendre les comptes ou dossiers inactifs dans MyCodabox : les frais s’arrêtent en même temps.
Le rapport mensuel que votre fiduciaire reçoit par e-mail indique, pour chaque compte, le nombre de jours sans opérations. Un rapide coup d’œil de temps en temps suffit.
Autre conseil : votre bureau comptable fait partie d’un groupe ? Vous pourriez bénéficier d’un tarif de groupe plus avantageux.
➜ Comment optimiser votre facture
Comment vous y retrouver rapidement dans le centre d’aide
- Top 20 : les questions les plus fréquentes, séparément pour les bureaux comptables et pour les entreprises qui travaillent avec un comptable.
- Premiers pas : pour ceux qui commencent avec Codabox.
- Le saviez-vous ? : des astuces pratiques, comme celles présentées ci-dessus.
- MyCodabox Academy : de courtes vidéos et des démos interactives de quelques minutes.
- Codabox Business : pour les entreprises qui tiennent elles-mêmes leur comptabilité.
- Nouveautés : découvrez ce qui a été amélioré ce mois-ci.
Tout est disponible en français, en néerlandais et en anglais. Et le contenu est toujours à jour.
Vous ne trouvez pas votre réponse ? Nos experts vous aident par e-mail à helpdesk@codabox.com ou par téléphone au +32 2 880 84 80.