Een nieuwe klant stapt over van een ander kantoor dat nog niet met Codabox werkte. Het CODA-mandaat is getekend en de bankafschriften komen binnen. Alleen ontbreken de maanden ervoor. Dus begint het bekende ritueel. Een mail naar de klant. Wachten. Een paar pdf’s. Checken wat ontbreekt. Nog een mail.
Dat hoeft allemaal niet meer. Alleen weten veel kantoren het nog niet.
Codabox levert bankafschriften, kredietkaartafschriften, loonboekingen en aankoopfacturen automatisch in je boekhoudsoftware. Wist je al. Maar in MyCodabox zitten functies die je nog veel meer handwerk besparen. Ze staan allemaal uitgelegd in ons Help Center. Dit zijn er zes die het verschil maken.
1. Haal bankafschriften van vóór het mandaat gewoon op
Met CODA Historiek vraag je digitale bankrekeninguittreksels (CODA) op van de periode vóór de activatie van het mandaat. Handig als een dossier van een ander kantoor komt, of als je een rekening toevoegt die al een tijd in gebruik is.
Je vraagt het per dossier aan in MyCodabox en kiest zelf de periode. Je klant geeft één keer toestemming via de bankapp. Daarna staan de bestanden klaar. Afhankelijk van de bank ga je tot twee jaar terug. Er is geen extra kost.
Het werkt voor zichtrekeningen bij onder meer Argenta, Bank van Breda, Banque CPH, Belfius, BNP Paribas Fortis, CBC, Crelan, Deutsche Bank, ING, KBC en Triodos.
Tip: kijk even na of je boekhoudsoftware historische bestanden met nummering ‘000’ vlot verwerkt.
➜ Zo vraag je historische CODA aan
2. Vind elk bankafschrift in een paar klikken
Zoek je dat ene afschrift van maart? In de bestandslijst van elk dossier zie je alle beschikbare CODA-bestanden, per rekening. Filter op datum of nummer en download meteen de pdf of het CODA-bestand. Of laat ze opnieuw in je software leveren.
Staat een bestand in de lijst maar vind je het niet in je software? Dan weet je meteen dat je de synchronisatie moet nakijken. Geen bestand op een bepaalde datum? Dan waren er die dag vermoedelijk geen verrichtingen.
➜ Zo werkt de CODA-bestandslijst
3. Activeer loonboekingen voor al je dossiers in één keer
De SODA-dienst levert de loonboekingen van het sociaal secretariaat rechtstreeks in je boekhoudsoftware. Maar voor welke dossiers heb je het nog niet aangevraagd?
MyCodabox toont het je. Op je dashboard zie je bij de Diensten-activeringsgraad welke dossiers regelmatig betalen aan een sociaal secretariaat, en aan welk. Je hoeft het dus niet per dossier op te zoeken. Met één klik selecteer je de dossiers die je wil en vraag je SODA voor allemaal tegelijk aan. Codabox brengt het razendsnel in orde. Je klant hoeft niets te doen. Die bijkomende SODA zijn trouwens al inbegrepen in het vaste maandelijkse tarief per omgeving. Je krijgt ze er dus gratis bij.
4. Zie welke klanten nog kredietkaartafschriften kunnen delen
Hetzelfde geldt voor CARO, de dienst die kredietkaartafschriften gestructureerd in je software levert. MyCodabox toont welke ondernemingen regelmatig een kredietkaart betalen bij een bank die CARO ondersteunt. Je klikt meteen door om CARO aan te vragen.
De kaarthouder geeft één keer toestemming. Vanaf de maand erna komen de afschriften automatisch binnen. Je hoeft ze nooit meer op te vragen.
5. Stel je klant gerust: die mail van Codabox is echt
Als je CODA, historische CODA, CARO of VOILA (onze dienst voor elektronische aankoopfacturen) aanvraagt, krijgt je klant een mail van Codabox. Met de vraag om iets te tekenen of te bevestigen. Als je klant die mail niet verwacht, blijft het misschien liggen. Of denkt men aan phishing.
In het Help Center vind je kant-en-klare e-mailtemplates. Copy-paste: je stuurt je klant vooraf een kort bericht: er komt een mail aan, die is te vertrouwen, en dit moet je doen. Zo verlopen activaties vlotter.
6. Betaal niet voor rekeningen die niet meer gebruikt worden
Codabox weet niet of een onderneming gestopt is of een rekening afgesloten werd. Je factuur volgt dus alle rekeningen waarvoor CODA actief is, ook als er niets meer op gebeurt. Archiveer inactieve rekeningen of dossiers meteen in MyCodabox, dan stoppen ook de kosten.
Het maandelijkse rapport dat je kantoor per mail krijgt, toont per rekening hoeveel dagen er geen verrichtingen waren. Af en toe een snelle check volstaat.
En nog een tip: Hoort je kantoor bij een groep? Dan kom je mogelijk in aanmerking voor een voordeliger groepstarief.
➜ Zo optimaliseer je je factuur
Zo vind je snel je weg in het Help Center
- Top 20: de meest gestelde vragen, apart voor boekhoudkantoren en voor ondernemingen met een eigen boekhouder.
- Aan de slag: voor wie net start met Codabox.
- Wist je dit al?: slimme tips, zoals de tips hierboven.
- MyCodabox Academy: korte video’s en klikbare demo’s van een paar minuten.
- Codabox Business: voor ondernemingen die hun boekhouding zelf doen.
- Nieuwtjes: ontdek meteen wat er deze maand verbeterd is.
Alles is beschikbaar in het Nederlands, Frans en Engels. En het is echt altijd up-to-date.
Vind je het antwoord niet? Onze experts helpen je verder via helpdesk@codabox.com of +32 2 880 84 80.