Votre partenaire de confiance

Lors du traitement des données à caractère personnel, nous respectons le droit à la vie privée et nous nous conformons strictement à l’ensemble de la législation applicable.

• La politique de confidentialité régit la collecte, le traitement et la protection des données à caractère personnel, conformément à la législation en matière de protection des données, notamment le Règlement général sur la protection des données (UE) 2016/679 (RGPD) et la directive « vie privée et communications électroniques » (ou « directive e-privacy »).
• Nous traitons les données à caractère personnel exclusivement sur une base légitime et à des fins spécifiques et justifiés : pour respecter nos obligations contractuelles ou pour améliorer la sécurité et la fiabilité de nos services.
• Nous veillons à ce que toutes les parties soient pleinement informées des types de données que nous collectons et de la manière dont leurs données à caractère personnel sont traitées.
• Un délégué à la protection des données (DPO) a été désigné, conformément au RGPD.
• Une évaluation de la conformité en matière de protection des données (DPCA) est réalisée chaque année.

Plus d’infos ou contactez-nous.

Le mandat stipule clairement que nous pouvons transmettre des données à titre de service, mais que nous n’avons pas le droit de consulter les transactions.

• Codabox agit à la demande du titulaire du compte/représentant légal. Le mandat est signé par le représentant légal et validé par la banque. Le mandat peut être révoqué à tout moment.
• Le mandat Codabox nous permet d’obtenir des données financières et comptables spécifiques auprès du ou des prestataires de services concernés, de les traiter et de les transmettre par voie numérique à un destinataire spécifique (notre client) désigné par le signataire.
• Le mandat ne nous donne ni à nous ni au destinataire le droit d’initier des transactions sur le(s) compte(s) et/ou la (les) carte(s) de crédit. Nous ne pouvons consulter/analyser les données que dans le but d’étendre nos services et/ou d’optimiser le flux d’informations visé. Le mandat ne nous donne pas le droit de consulter ou de modifier les données à toute autre fin.
• Des contrôles internes ont été mis en place pour garantir le respect de cette disposition et limiter strictement l’accès des collaborateurs à la portée autorisée du mandat.

Dans le cadre du service CARO, nous respectons les normes internationales afin de garantir que nous n’ayons jamais accès à des données sensibles, telles que le numéro de carte de crédit, ni ne les traitons.

• La norme PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard) est une norme mondiale de sécurité des données qui définit la manière dont les organisations doivent stocker, traiter et transmettre les données des titulaires de cartes de crédit, telles que les numéros de compte principaux (PAN) non masqués, les noms des titulaires, les dates d’expiration et les codes de service.
• CARO de Codabox répond aux exigences du questionnaire d’auto-évaluation A en veillant à ce qu’aucune information relative à la carte de crédit (p.ex. PAN, dates d’expiration, code de service) ne soit stockée ou traitée dans nos systèmes.

Plus d’infos sur cette politique.

Les données traitées sont protégées et sécurisées grâce à une infrastructure fiable située en Europe.

• Toutes les données clients (telles que les fichiers CODA ou SODA, mais aussi toutes les autres données clients) sont hébergées dans des centres de données européens. Cela signifie que toutes les données sont traitées conformément à des règles strictes en matière de confidentialité : nous garantissons un respect rigoureux de la protection des données et de la réglementation, en particulier le RGPD. Les centres de données appliquent également les normes les plus strictes en matière d’accès physique.
• Des sauvegardes automatiques des bases de données utilisées sont effectuées quotidiennement.
• Nous vérifions régulièrement si ces sauvegardes peuvent effectivement être restaurées.

La gestion de la continuité des activités repose sur des scénarios de pire cas et des scénarios de crise, et vise à préserver les intérêts des principales parties prenantes.

• Nous disposons d’un plan de reprise d’urgence pour nos systèmes et nos données au cas où nous serions confrontés à un événement perturbateur, tel que la panne d’un centre de données ou l’indisponibilité du bureau de Codabox.
• Grâce aux mesures et procédures nécessaires, nous pouvons être de nouveau en ligne dans un délai raisonnable (en donnant la priorité à l’infrastructure, puis à la restauration des données).
• Les procédures de reprise après sinistre peuvent être mises en œuvre par tous les développeurs et sont testées régulièrement.

La gestion des incidents vise à détecter les problèmes et à rétablir le service le plus rapidement possible afin de limiter au maximum l’impact sur les activités de l’entreprise.

• Codabox suit la méthode de Wolters Kluwer Global IT Service Management (ITSM). Le processus de gestion des incidents (qui fait partie de l’ITSM) chez Wolters Kluwer est conçu pour gérer les incidents, de sorte que toute dégradation du service soit résolue conformément au SLA (service-level agreement). Différents SLA sont définis en fonction de la gravité et de l’impact de l’incident sur le client.
• Tous les collaborateurs impliqués dans le processus ITSM suivent régulièrement des formations sur nos procédures d’intervention.
• Vous pouvez suivre à tout moment l’état du service Codabox sur notre page d’état du système, qui fournit des informations actualisées 24h/24 et 7j/7 en cas de maintenance planifiée, d’interruptions temporaires ou de retards. Vous pouvez également vous abonner pour recevoir automatiquement des notifications.

Nous faisons partie de Wolters Kluwer, une organisation d’envergure mondiale et financièrement solide. Cela signifie que Codabox est un partenaire fiable et que nous pouvons garantir à nos clients une stabilité à long terme et des services fiables.

Wolters Kluwer (Euronext : WKL) est un leader mondial de l’information professionnelle, des solutions logicielles et des services pour les cliniciens, les infirmières, les comptables, les avocats et les secteurs de la fiscalité, de la finance, de l’audit, du risque, de la conformité et de la réglementation. Le groupe sert des clients dans plus de 180 pays, maintient des activités dans plus de 40 pays et emploie plus de 21 000 personnes à travers le monde.

Grâce à notre contrat bilatéral, nous offrons à nos clients clarté et sécurité juridique.

• Le contrat de services Codabox fournit des informations claires sur les produits et services, les conditions et les tarifs.
• La responsabilité de Codabox est clairement définie et délimitée contractuellement. Cela offre une sécurité juridique aux deux parties.
• Le contrat contient des dispositions claires concernant l’interruption des services, la résiliation des mandats et la résiliation du contrat. Codabox précise les procédures et les délais, tout en garantissant la continuité de la comptabilité.

Une politique de conformité englobe les règles et les prescriptions relatives aux exigences légales et contractuelles visant à prévenir toute violation des obligations légales, statutaires, réglementaires ou contractuelles en matière de sécurité de l’information, ainsi que de toutes les exigences de sécurité.