Codabox: de beste keuze

De levering loopt op wieltjes en jij kan vlot met de bestanden aan de slag. We helpen je op weg en bieden voor elke software de meest optimale integratie (indien gewenst zelfs parallelle levering).
De meest gebruikte leveringsmethodes zijn:

• Via API: de bestanden komen rechtstreeks in de softwareapplicatie terecht. Geen manuele downloads en uploads dus. Wel volledige controle over het boekingsproces.
• Via synchronisatiesoftware: alle bestanden komen automatisch terecht in een mappenstructuur op de server. Deze levering gebeurt standaard om de 2 uur, maar kan je ook op elk moment manueel starten, voor eender welke rekening of periode (bijvoorbeeld historiek).
• Via Exact Online Digitale Brievenbus: deze levering stel je éénmalig per dossier in, zodat alle bestanden automatisch in Exact Online terechtkomen.
• Parallelle levering: naast de CODA‑levering in software zoals EOL, Yuki en Horus kunnen we een tweede parallelle levering opzettenn via Synctool (per omgeving). Dit kan bijvoorbeeld handig zijn bij API‑leveringen om toch ook toegang te hebben tot bestanden en pdf’s.

Naast partnerships met softwareleveranciers hebben we ook een uitgebreid netwerk van resellers. De ondersteuning van dit partnernetwerk is belangrijk voor een correcte set‑up en een goede integratie in het boekhoudpakket.

• Als je klant werkt met software die een Codabox‑koppeling heeft (bijvoorbeeld Billit, Eenvoudig Factureren en vele anderen), kan je klant een kopie van de CODA‑bestanden ontvangen in die software.
  Dit wordt vaak gebruikt om verkoopfacturen automatisch af te punten met betalingen en is een kosteloze meerwaarde die je aan je klant kan bieden. Een eenvoudige win-win.
• De banktransacties uit CODA‑bestanden worden ook automatisch getoond in het Clearfacts‑klantenportaal, nog vóór het financieel dagboek is geboekt. In Clearfacts ziet de klant het verschil tussen geboekte en niet‑geboekte banken, waardoor je weer extra meerwaarde kan bieden.

• Codabox biedt een compleet aanbod met online onboarding voor bedrijven die hun dagelijkse boekhouding zelf doen.
• Wanneer een onderneming groeit en zijn boekhouding zelf wil voeren, kan je via MyCodabox de kmo uitnodigen om zelf klant te worden. Dit gebeurt met behoud van historiek en data.
• Kmo’s kunnen MyCodabox gebruiken om CODA, SODA en CARO te beheren en software‑integraties te gebruiken.

• Je kan onbeperkt aan collega’s toegang geven tot MyCodabox.
• Je bepaalt zelf welke gebruikers admin zijn of gewone toegangsrechten hebben. Bepaalde functies zijn enkel beschikbaar voor admin‑gebruikers.
• Je kan per omgeving instellen welke gebruikers toegang hebben, bijvoorbeeld om gevoelige dossiers af te schermen.

• Elke gebruiker kan zelf bepaalde dossiers als favoriet markeren en krijgt zo een handig overzicht.
• Gebruikers kunnen tweestapsverificatie (2FA) instellen voor extra veiligheid.
• De gekozen filters in de overzichten worden per gebruiker bewaard (bijvoorbeeld ondertekende KBC‑mandaten of actieve CARO’s), wat de opvolging vergemakkelijkt.
• Met één account navigeer je makkelijk van de ene omgeving naar de andere, of van de ene organisatie naar de andere.

• Via MyCodabox doe je de aanvraag in enkele kliks. Daarna doet Codabox de rest. Je klant krijgt automatisch een mail om het mandaat eenvoudig digitaal te ondertekenen.
• Voor een nieuwe klant of een nieuwe rekening kan je in één aanvraag meerdere rekeningen op één mandaat bundelen (spaarrekeningen gratis!). Er moet dus slechts één document ondertekend worden.
• Codabox biedt transparante mandaten met digitale, veilige en bank‑geïntegreerde ondertekening. Wij zorgen voor de opvolging bij de bank en de klant indien nodig.
• Gemiddeld is de dienst na 48u al actief. Heeft die ene klant toch wat extra aansporing nodig? In MyCodabox kan je op elk moment zelf de mandaatmail opnieuw triggeren of de ondertekenlink kopiëren en aan je klant bezorgen.

• De tekenmethodes zijn altijd optimaal afgestemd met de banken, voor een vlotte afhandeling en automatische opvolging.
• Je klant krijgt automatisch een mail en tekent eenvoudig digitaal. De bank kan de aanvraag meteen verwerken.
• Mandaten tekenen via Twikey (Bank Van Breda, Belfius, BNP Paribas Fortis en Crelan) is zelfs veel meer dan gewoon een digitale tekenmethode. Deze methode is geënt op het mandaatproces bij de bank: mandaten worden dus veel sneller geactiveerd dan wanneer de verwerking door een kantoormedewerker moet gebeuren, zoals bij andere spelers op de markt het geval is.

• Bij andere dienstverleners verloopt het mandaatproces voor BNP Paribas Fortis rekeningen erg moeizaam: je moet je klant zelf over het mandaat informeren. Je klant moet het mandaat tekenen en daarna zelf aan het lokale bankkantoor bezorgen. Daar is het wachten op manuele verwerking door een medewerker.
• Het verschil met Codabox is groot: wij sturen het mandaat zelf automatisch naar je klant. Je klant tekent eenvoudig en veilig digitaal via een tekenmethode die geënt is op het mandaatproces van de bank zelf: de verdere verwerking is optimaal geautomatiseerd. Wachten op een kantoormedewerker is niet nodig: het mandaat wordt snel geactiveerd.

• De essentie van Codabox is het automatiseren van het boekingsproces, met een vlotte levering vóór 8u, elke dag. Maar we zorgen er vooral voor dat alle bankuittreksels correct zijn: je krijgt de bestanden in de juiste volgorde, zonder onderbrekingen en het saldo sluit steeds aan op het vorige.
• Dat is niet vanzelfsprekend: de aanlevering en systemen van banken zijn niet uniform en soms hapert er wat. Als bij een bank één of meerdere bestanden ontbreken, gaan we die eerst proactief ophalen, in de juiste volgorde, vóór we nieuwe bestanden leveren.
• We kiezen er bewust voor om met alle 18 banken een partnership af te sluiten, omdat dit de beste garantie biedt op datakwaliteit, een snel mandaatproces en vlotte levering.
• Zo zijn er geen manuele interventies nodig (bijvoorbeeld saldo-correcties) wanneer je de bestanden ontvangt.

• Via MyCodabox krijg je in enkele kliks een “levering op aanvraag” van bestanden die de bank in het verleden al aangemaakt had binnen het kader van een CODA mandaat, maar die je zelf nog niet hebt (of opnieuw wil krijgen). Bijvoorbeeld wanneer je een dossier overneemt waarvoor CODA al enige tijd actief was bij een andere accountant, of bij een software wissel waarbij je de historiek in het nieuwe boekhoudpakket wil aanvullen.
• Codabox bewaart deze bestanden gedurende twee jaar en stelt ze eenvoudig ter beschikking.
• De leveringskalender bij de aanvraag geeft meteen aan wat al wel of nog niet geleverd werd.
• Je kan per dossier ook een bulkdownload uitvoeren. Dit is zeer snel en performant, zelfs bij historieken van meerdere jaren en meerdere rekeningen.

• De bank maakt pas CODA vanaf de start van het mandaat. Daardoor ontbreekt er vaak CODA uit de periode vóór het mandaat, want de rekening was al in gebruik. Via MyCodabox kan je eenvoudig en gratis CODA‑bestanden opvragen van vóór de activatie van het mandaat.
• Dit is handig bij de overdracht van een dossier van een ander kantoor of wanneer je een IBAN toevoegt die al in gebruik is.
• De bestanden worden aangemaakt op basis van een open‑banking verbinding (PSD2). Omdat het enkel om de historieken gaat, is hiervoor slechts eenmalig toestemming nodig van de rekeninghouder. We zorgen dat dit vlot en veilig verloopt.
• We zorgen voor aansluitende saldi en nummeren alle historische CODA’s met ‘000’, aangezien banken verschillende nummeringssystemen gebruiken en terugtellen vaak niet mogelijk is.

• We bieden loonboekingen van meer dan 130 sociale secretariaten. Dit is het breedste aanbod op de markt en groeit voortdurend.
• Je hoeft niet voor elk van deze sociale secretariaten een account aan te maken of onboarding te doorlopen om de bestanden te verkrijgen. Bestanden versturen via mail is helemaal verleden tijd.
• Voor al die sociale secretariaten leveren we de loonboekingen altijd in één en hetzelfde formaat, al dan niet met analytische uitsplitsing. Zo heb je één uniform boekingsproces voor lonen.
• Indien gewenst kan ook automatisch een PDF‑kopie van de SODA bestanden naar de klant gestuurd worden.

• Je activeert SODA eenvoudig zelf via MyCodabox: je klanten hoeven geen bijkomend mandaat te tekenen of toestemming te geven. Er is bovendien geen activatiekost.
• Wij regelen alles met de sociale secretariaten. Voor je ‘t weet lopen de bestanden automatisch binnen.

• Via MyCodabox zie je in een eenvoudig overzicht meteen welke klanten regelmatige loonbetalingen bij sociale secretariaten doen en over welk sociaal secretariaat het gaat.
• Dankzij die analyse van de banktransacties van je klanten kan je SODA met één klik op de knop activeren voor alle relevante dossiers. Zo win je weer tijd.